Aiuto Registrati

Un evento di successo? La chiave è nell'organizzazione


Il lancio di un nuovo prodotto o servizio, una iniziativa di raccolta fondi, un evento culturale, l’inaugurazione di un nuovo locale sono tutte opportunità preziose che permettono ad ogni piccola media impresa o attività di massimizzare i risultati commerciali o anche solo di comunicazione.

Aristotele definiva l’uomo un “animale sociale” ed è proprio per questo che gli eventi possono rappresentare strumenti efficaci per intessere relazioni e lavorare in termini di marketing emozionale. L’importante è assicurarsi che l’evento abbia successo. Cosa più facile a dirsi che a farsi... per questo è fondamentale un'ottima pianificazione.

 

Ecco i sei punti fondamentali per organizzare un evento di successo.

1. Definite chiaramente il vostro obiettivo

Identificate l’obiettivo che volete raggiungere: risultati economici, donazioni, ritorno d’immagine. Questo sarà il vostro orientamento di fondo, la stella che dovrà guidare ogni passo nella pianificazione del vostro evento.

Definire il proprio obiettivo.

2. Individuate il vostro target

A chi è rivolto il vostro evento? Individuate il vostro target cercando di essere il più precisi possibile: età, sesso, professione/capacità di spesa, livello culturale medio sono tutte caratteristiche a cui pensare per poter profilare al meglio il vostro partecipante ideale. Individuate le aspettative del vostro pubblico e cercate di offrire ciò che si aspetta, tanto in termini di location che in termini di attività organizzate e ricreative. 


Creare una lista di invitati è buona norma sia per monitorare il volume di invitati e il vostro budget, sia per contattarli e fornire informazioni interessanti, novità o chiedere un feedback. Potreste per esempio usare la piattaforma www.eventbrite.it, gratuita per gli eventi gratuiti.

Quando possibile valutate l'opportunità di invitare personalità o autorità di spicco: la loro presenza darà prestigio all’evento ed i mezzi di informazione lo faranno conoscere.

3. Definite il budget a disposizione

Qual è la mia capacità di spesa? Esistono finanziamenti pubblici? Posso contattare sponsor interessati all’evento e quindi propensi a sostenere in parte (o tutte) le spese? Valutate bene l’investimento necessario e prevedete sempre una sostanziosa voce “varie ed eventuali”: il rischio di imprevisto e di sottovalutare l’onere finanziario c'è sempre, meglio essere un minimo preparati. 

Definire attivitá e budget a disposizione.

Prendetevi un po' di tempo per ricercare fondi esterni (anche bandi e contributi pubblici) e soppesate bene quali soggetti possono essere interessati ad ottenere visibilità tramite il vostro evento.

Questo è un punto importante: l’evento può essere un’opportunità interessante anche per altri soggetti, che possono aiutarvi a incrementare la partecipazione e la visibilità. Quando scomponete la voce “comunicazione” (importantissima) pensate ad aziende, banche, associazioni, enti e fondazioni che potrebbero beneficiarne. La ricerca degli sponsor è un’attività difficile ma vale la pena provarci o affidarsi ad agenzie specializzate.

4. Il team fa la differenza

È buona norma dividere il lavoro in tre team diversi: il primo per le attività creative - grafici, art director e fotografi - , il secondo per la progettazione - composto da responsabili della comunicazione, del catering, della location e delle partnership - ed il terzo dedicato alle attività di customer care, che si prenda cura degli ospiti, dalla richiesta di informazioni fino alla fine dell’evento. Naturalmente i tre gruppi si concentreranno sul proprio ambito di competenza ma dovranno collaborare e contaminarsi quando necessario.

È molto importante responsabilizzare i leader dei vari gruppi con consegne e scadenze precise, condividendo esperienze e tenendo in considerazione i vari feedback. In questo senso la scelta dei collaboratori è essenziale: professionalità, entusiasmo e fiducia sono requisiti indispensabili.

5. Trovate la location ideale

La cornice dell’evento è un punto fondamentale: una piazza, una villa storica, un parco o un auditorium. ll luogo può fare la differenza. Scegliere una location dal forte impatto visivo/artistico spesso permette di risparmiare tempo nella ricerca degli elementi di arredo, uno dei costi maggiori (anche in termini di tempo) nell'organizzazione di un evento.

Trovare la location ideale.

Quando si sceglie una cornice ad alto valore storico o paesaggistico i costi dell’affitto o della concessione possono pesare molto ma, se avete coinvolto istituzioni tramite forme di collaborazione (punto 3), possono essere ridotti.
Valutate attentamente gli spazi a vostra disposizione e ricordate che è possibile rendere unica qualunque superficie.

6. Promuovete con comunicazione e marketing

Far conoscere l’evento è di assoluta importanza per avere una buona affluenza di pubblico.  A seconda del budget e del target principale valutate se e quanto investire in una campagna pubblicitaria classica (tv, stampa, radio, affissione, volantinaggio, posta) e/o in una campagna on-line. Le campagne di marketing online, per esempio gli annunci sponsorizzati di Facebook, sono sempre più importanti, e  permettono di dare visibilità ad un evento raggiungendo un target specifico.

Non sottovalutate i tempi! Pianificate con largo anticipo la campagna di comunicazione e i canali più appropriati per raggiungere il vostro target, il tempo è prezioso per la gestione ottimale delle risorse e anche perché la campagna abbia gli effetti desiderati.

 

Ma soprattutto: perché il sito web creato per l’evento raggiunga un buon posizionamento su Google, è necessario che sia online e che sia completo di tutte le informazioni importanti. Date dell'evento, location, programma, modulo di iscrizione, ospiti, sponsor, partner e naturalmente i social network e i contatti per richiedere informazioni.
Queste sono informazioni che non possono mancare sulle pagine del vostro sito, a cui ogni campagna rimanderà.


Guest Author
Giuseppe Paradiso

General Manager Novasoon

Twitter: @g_paradiso


Ti è piaciuto l'articolo?

Condividilo!